Polisi

Pengenalan

Percanggahan kepentingan merujuk kepada konflik antara tanggungjawab sebagai kakitangan PPZ-MAIWP dan kepentingan peribadi yang boleh menyebabkan mereka tidak dapat bertindak secara objektif dan telus sekaligus sukar membuat pertimbangan secara adil berkaitan tugasan rasmi.

Percanggahan kepentingan seringkali berlaku dalam situasi dimana kakitangan berhadapan kesukaran untuk membuat pilihan antara sesuatu perkara yang mempunyai kepentingan peribadinya berbanding kepentingan PPZ-MAIWP.

Skop

Polisi ini terpakai kepada:

• Semua kakitangan PPZ- MAIWP (tetap, sementara, kontrak).
• Semua pembekal dan pihak ketiga.
• Pihak berkepentingan.
• Orang awam.

Kenyataan Polisi

PPZ sentiasa berusaha menerapkan nilai- nilai integriti, akauntabiliti dan profesionalisme dalam semua urusan rasmi.

Selaras dengan komitmen tersebut, warga PPZ-MAIWP adalah dilarang untuk:

• Mempunyai kepentingan peribadi dengan pihak yang mempunyai urusan rasmi dengan PPZ-MAIWP.
• Menyalurkan apa- apa maklumat berkaitan PPZ yang membolehkan pihak ketiga mendapat manfaat dalam apa-apa urusan rasmi PPZ-MAIWP.
• Menerima yuran/komisen/apa-apa barangan bernilai daripada pihak ketiga yang mempunyai urusan rasmi dengan PPZ-MAIWP.
• Menjalankan apa-apa bentuk transaksi dengan menggunakan akaun peribadi dengan pihak ketiga yang mempunyai urusan rasmi di PPZ –MAIWP.
• Menggunakan kedudukan rasmi untuk kemajuan kerjaya saudara dan sekutu di PPZ-MAIWP.

Pengenalan

Polisi ini menunjukkan komitmen PPZ-MAIWP terhadap integriti dan kelakuan beretika bagi mengekalkan suasana di mana pekerja boleh bertindak sewajarnya tanpa rasa takut terhadap tindakbalas.

Bagi mengekalkan piawaian ini, PPZ-MAIWP menggalakkan mana-mana individu yang prihatin dengan salahlaku serius yang disyaki berlaku atau mengesyaki terdapat pelanggaran undang-undang atau peraturan yang mungkin memberi kesan buruk kepada organisasi untuk tampil ke hadapan meluahkan keperihatinan tanpa rasa takut kepada hukuman atau layanan yang tidak adil.

Kenyataan Polisi

• PPZ-MAIWP beroperasi berdasarkan prinsip keadilan, kejujuran, keterbukaan, kesopanan, integriti dan rasa hormat.
• PPZ-MAIWP menyokong dan menggalakkan mana-mana individu melapor dan mendedahkan aktiviti yang tidak wajar atau menyalahi undang-undang serta menyiasat secara menyeluruh laporan-laporan dan pendedahan tersebut.
• Memberi jaminan kepada mana-mana indivdu (Pemberi Maklumat) bahawa mereka akan dilindungi daripada tindakan yang memudaratkan sekiranya membuat laporan dengan niat suci.
• PPZ-MAIWP memberi jaminan semua laporan akan dianggap SULIT dan disiasat segera serta laporan-laporan tersebut akan dibuat tanpa mendedahkan nama pelapor (jika perlu).
• Perlindungan kepada Pemberi Maklumat akan terbatal sekiranya didapati Pelapor telah membuat laporan salah laku yang diketahuinya palsu, dengan berniat jahat atau berunsur fitnah.
• PPZ-MAIWP mempunyai tanggungjawab untuk menyiasat dan melaporkan kepada pihak berkenaan, tuduhan atau dakwaan aktiviti tidak wajar dan mengambil tindakan yang sesuai.
• Pemberi Maklumat akan dimaklumkan mengenai hasil siasatan. Walau bagaimanapun pemberitahuan tersebut terhad kepada status dan /maklumat terpilih sahaja dan mengecualikan perincian khusus.

Pengenalan

PPZ-MAIWP komited membina dan membantu masyarakat untuk perbaiki kehidupan mereka di samping menyumbang kepada pembangunan negara secara keseluruhannya.

Dalam melaksanakan komitmen tersebut, PPZ-MAIWP akan diminta untuk menyumbang atau membantu dalam apa bentuk sekalipun oleh mana-mana pihak atas dasar tanggungjawab sosial korporat.

Dalam keadaan sedemikian, mana-mana pihak yang bertindak bagi pihak PPZ-MAIWP hendaklah berhati-hati dalam memenuhi permintaan dari pihak yang membuat permintaan bagi mengelakkan wujud elemen pengaruh tidak wajar ke atas PPZ-MAIWP atau pihak yang membuat permintaan.

Polisi ini adalah untuk memastikan tajaan yang diberi/diterima daripada pembekal, lain-lain rakan niaga atau mana-mana pihak tidak bercanggah dengan nilai, polisi dan undang-undang terpakai.

Skop

Polisi ini terpakai kepada:

• Semua kakitangan PPZ- MAIWP (tetap, sementara, kontrak).
• Semua pembekal dan pihak ketiga.
• Lain-lain rakan niaga

Kenyataan Polisi

• Penajaan dari pihak swasta/mana-mana pihak lain adalah dibenarkan dengan syarat bagi program-program berbentuk kolaborasi dengan kebenaran diperolehi daripada Ketua Pegawai Eksekutif.
• Sumbangan dan tajaan kepada Badan Kebajikan Pekerja (BAKEP) adalah dibenarkan namun perlu mendapat kebenaran daripada Ketua Pegawai Eksekutif.
• PPZ akan menimbangkan sumbangan, tajaan dan tanggungjawab sosial korporat (CSR) samada dalam bentuk wang, perkhidmatan atau barangan kepada pihak luar yang bertujuan untuk aktiviti atau program seperti berikut:
  – Kebajikan.
  – Pembangunan pendidikan dan pembangunan modal insan.
  – Penjagaan kesihatan.
  – Kesukanan, kesenian dan kebudayaan.
• PPZ tidak memberi atau menawarkan sumbangan, tajaan dan tanggungjawab sosial korporat (CSR) kepada:
  – Parti politik atau apa–apa pertubuhan yang berkaitan politik kepartian.
  – Pertubuhan atau organisasi yang bertujuan jenayah dan keganasan.
  – Pertubuhan atau organisasi yang didapati muflis atau disenarai hitam oleh mana–mana Institusi Kewangan dan Bukan Kewangan.
  – Pertubuhan atau organisasi yang berkaitan dengan perjudian, alkohol dan tembakau.
  – Permohonan daripada Individu, syarikat, organisasi dan pertubuhan berlandaskan penipuan, penyelewengan dan scam.
• Kriteria-kriteria bagi penajaan untuk Pihak Luar adalah seperti berikut:
  – Penajaan tersebut tidak bercanggah dengan undang-undang dan polisi syarikat penerima. Ini berikutan banyak kementerian, agensi kerajaan serta syarikat korporat telah menguatkuasa Polisi Tidak Menerima Hadiah dan Tajaan.
  – Penajaan tersebut tidak boleh mendatangkan ketidakselesaan kepada penerima.
  – Penajaan tersebut tidak boleh mewujudkan rasa terhutang budi dalam hubungan perniagaan.
• Bagi Penajaan Dari Pihak Luar untuk PPZ-MAIWP yang dibenarkan pula adalah seperti berikut:
  – Penajaan yang diperoleh adalah terhad kepada kolaborasi untuk tujuan dakwah zakat dan bukan untuk manfaat kakitangan PPZ-MAIWP.
  – Kelulusan bertulis mesti diperolehi daripada Ketua Pegawai Eksekutif sebelum menerima permohonan tajaan dari pihak luar.
  – Penerima tajaan hendaklah dipastikan tiada unsur-unsur paksaan, tiada syarat dan ikatan serta tidak menimbulkan syak kepada mana-mana pihak agar tidak mencemar nama baik PPZ-MAIWP.

Pengenalan

Amalan menggunakan pengaruh luar dan cubaan mempengaruhi sesuatu pertimbangan/ keputusan bagi apa-apa urusan melalui surat sokongan telah menjadi amalan dan budaya masyarakat yang tidak beretika.

Surat sokongan yang diterima seringkali meletakkan kakitangan PPZ-MAIWP yang dipertanggungjawabkan untuk membuat sesuatu keputusan atau pertimbangan dalam keadaan serba salah dan terganggu.

Dengan adanya polisi Pengurusan Pengaruh Luar dan Surat Sokongan agar penyampaian perkhidmatan PPZ-MAIWP dapat dilaksanakan dengan telus dan professional tanpa campur tangan mana-mana pihak.

Skop

Polisi ini terpakai kepada:

• Ahli Lembaga Pengarah.
• Kakitangan PPZ- MAIWP (tetap, sementara, kontrak).
• Pihak ketiga (Kontraktor, Vendor, Ejen, Pembekal, pihak lain yang berurusan dengan PPZ-MAIWP).
• Orang awam.

Polisi ini merangkumi penggunakan pengaruh luar untuk sokongan bagi menyokong permohonan keatas proses perjawatan, kenaikan pangkat, kepentingan peribadi, perolehan dan sebagainya.

Kenyataan Polisi

PPZ sentiasa berusaha menerapkan nilai- nilai integriti, akauntabiliti dan profesionalisme dalam semua urusan rasmi.

Selaras dengan komitmen tersebut, warga PPZ-MAIWP adalah dilarang untuk:

• PPZ sentiasa komited dalam memastikan integriti dan ketelusan sentiasa diberi keutamaan dalam apa jua urusan rasmi demi menyediakan perkhidmatan terbaik dan adil kepada pembayar zakat serta pihak yang berurusan dengan kami.
• Selaras dengan usaha dan komitmen tersebut, warga PPZ-MAIWP adalah dilarang untuk:
  – Membawa atau cuba membawa pengaruh luar atau mengemukakan apa-apa surat sokongan daripada mana-mana pemimpin kerajaan dan individu berpengaruh bagi menyokong sesuatu permohonan atau mempengaruhi pertimbangan sesuatu keputusan; dan
  – Menggunakan pengaruh luar atau surat sokongan sebagai asas pertimbangan atau arahan daripada pemimpin kerajaan dan individu berpengaruh dalam membuat sesuatu keputusan.

Pengenalan

Polisi ini adalah berkaitan tiada hadiah dan keraian yang akan dilaksanakan keatas semua warga kerja dan pihak-pihak yang berkepentingan.

Kenyataan Polisi

• Warga kerja PPZ-MAIWP tidak dibenarkan menerima hadiah atau keraian peribadi dari pihak luar yang berkepentingan atau berkaitan dengan tugas rasmi.
• Warga kerja PPZ-MAIWP tidak boleh memberi hadiah peribadi atau keraian peribadi kepada pihak luar yang berkepentingan atau berkaitan dengan tugas rasmi.
• Walau bagaimanapun hadiah dalam bentuk cenderahati korporat atau keraian kepada mana-mana pihak yang mempunyai kepentingan urusan rasmi yang sah adalah dibenarkan.

Pengenalan

Polisi ini merupakan panduan dan sumber rujukan kepada perkara berkaitan integriti dan rasuah.

Ia adalah komitmen PPZ-MAIWP bagi memastikan penerapan standard, integriti dan akauntabiliti terhadap prinsip toleransi sifar rasuah dan korupsi (zero tolerance towards corruption) dalam semua aktiviti pengoperasiannya.

Polisi ini juga merupakan teras kepada usaha-usaha sedia ada dalam mengatasi kelemahan tadbir urus (governans) dan pelanggaran integriti.

Skop

Polisi ini terpakai kepada:

• Semua kakitangan PPZ- MAIWP (tetap, sementara, kontrak).
• Semua pembekal dan pihak ketiga.
• Pihak ketiga (ejen, pembekal dan pihak-pihak lain yang berurusan dengan PPZ-MAIWP)

Kenyataan Polisi

Polisi Anti Rasuah

• PPZ-MAIWP mengamalkan toleransi sifar terhadap apa-apa bentuk rasuah dan korupsi (zero tolerance towards corruption).
• PPZ-MAIWP mematuhi undang- undang rasuah seperti Akta Suruhanjaya Pencegahan Rasuah Malaysia 2009 (Akta 694) dan undang- undang lain yang berkaitan peraturan, polisi serta prosedur.
• PPZ-MAIWP melaksanakan pengawalan bagi memenuhi keperluan standard MS ISO 37001:2016 serta komited kepada penambahbaikan berterusan bagi pelaksanaan sistem ini.
• Pengurusan Tertinggi PPZ-MAIWP komited untuk menerapkan elemen anti rasuah dan memantapkan kawalan dalaman serta memastikan pematuhan terhadap prosedur dan peraturan yang berkesan seterusnya berusaha mencegah, memantau menghapuskan rasuah dilaksanakan secara berterusan.
• PPZ-MAIWP menggalakkan warga PPZ-MAIWP dan orang awam membuat aduan dan mendedahkan isu berkaitan integriti melalui saluran aduan yang disediakan (portal/telefon/emel atau hadir sendiri ke Unit Integriti). Setiap aduan diterima adalah SULIT di mana identiti pemberi maklumat akan dilindungi dan setiap aduan akan disiasat dengan adil dan telus tanpa sebarang tindak balas.
• Unit Integriti bertanggungjawab untuk mengawasi pematuhan prosedur, peraturan berkaitan integriti dengan pelaporan terus kepada Jawatankuasa Audit Dalam dan Governans PPZ-MAIWP bagi isu-isu berkaitan integriti.
• Warga PPZ-MAIWP wajib mematuhi Polisi Anti Rasuah yang ditetapkan dan pelanggaran polisi ini membolehkan tindakan disiplin atau undang-undang dikenakan kepada mereka yang terlibat.

Tanggungjawab Ahli Lembaga Pengarah PPZ-MAIWP

• Menggalakkan amalan tadbir urus korporat yang baik berkaitan anti rasuah.
• Memberikan sokongan terhadap pelaksanaan dan penguatkuasaan terhadap polisi ini.
• Menunjukkan contoh tingkah laku dan kepimpinan melalui teladan dengan mematuhi polisi ini.
• Sentiasa berwaspada terhadap kemungkinan berlakunya salah laku atau kelakuan tidak wajar yang mungkin berkait dengan rasuah dan mengambil tindakan tegas sekiranya perlu.
• Menggalakkan penggunaan mekanisme pemberian maklumat dan memberi jaminan perlindungan kepada pemberi maklumat.

Tanggungjawab Kakitangan PPZ-MAIWP

• Kakitangan PPZ-MAIWP perlu memahami dan mematuhi maklumat yang terkandung dalam Polisi ini.
• Kakitangan PPZ-MAIWP perlu mengelak dari terlibat dalam sebarang aktiviti yang boleh membawa kepada pelanggaran Polisi Anti Rasuah ini.
• Membuat laporan sekiranya percaya dan mengesyaki berlaku perlanggaran atau konflik terhadap polisi ini.
• Kakitangan PPZ-MAIWP hendaklah menandatangani Ikrar Integriti Korporat dan Anti Rasuah PPZ-MAIWP.
• Kakitangan PPZ-MAIWP perlu mengelakkan diri dari terlibat dalam konflik yang melibatkan kepentingan peribadi dan tanggungjawab sebagai kakitangan PPZ-MAIWP. Sekiranya konflik tersebut tidak dapat dielakkan, kakitangan perlu menguruskan konflik tersebut berdasarkan kepada Polisi Dan Prosedur Konflik Kepentingan.